Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası

Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası

Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası

İÇİNDEKİLER
1.    GİRİŞ    
2.    POLİTİKANIN AMACI VE KAPSAMI    
3.    TANIMLAR    
4.    POLİTİKA İLE DÜZENLENEN KAYIT ORTAMLARI    
5.    KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI VE İMHASINI GEREKTİREN SEBEPLER    
6.    KİŞİSEL VERİLERİN İMHA EDİLMESİ İŞLEMİ İLE İLGİLİ UYGULANAN YÖNTEMLERVE KİŞİSEL VERİLERİN HUKUKA UYGUN OLARAK İMHA EDİLMESİ İÇİN ALINMIŞ TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER    
7.    KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİ BİR ŞEKİLDE SAKLANMASI İLE HUKUKA AYKIRI OLARAK İŞLENMESİ VE ERİŞİLMESİNİN ÖNLENMESİ İÇİN ALINMIŞ TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER    
8.    KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜREÇLERİNDE YER ALANLARIN UNVANLARI, BİRİMLERİ VE GÖREV TANIMLARI    
9.    SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ    
10.    PERİYODİK İMHA SÜRELERİ    
11.    YÜRÜRLÜK    
12. EK – 1:  VERSİYON TAKİP TABLOSU    

1.    GİRİŞ

Kişisel verilerin korunması, Özel Gebze Doğa Hastanesi Sağlık Hizmetleri A.Ş. ( Kısaca “Özel Merkez Hastanesi” ve/veya “Hastane” olarak anılacaktır ) için büyük önem arz etmekte olup, Hastanemiz tarafından bu konuda azami hassasiyet gösterilmektedir. Bu doğrultuda, kişisel verilerin kişilerin beklentileri ile tutarlı bir şekilde ve yasalara uygun olarak işlenmesi, Hastanemizin temel yapı taşlarından biridir.

Bu bakımdan Hastanemiz, faaliyetleri sırasında elde etmiş olduğu kişisel verileri başta Anayasa olmak üzere 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (Kısaca “KVKK” ve/veya ‘’Kanun’’ olarak anılacaktır.) Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (Kısaca “Yönetmelik” olarak anılacaktır.) ve diğer ilgili mevzuata uygun şekilde hazırlanan işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nda (Kısaca “Politika” olarak anılacaktır.)  belirtilen genel prensipler ve düzenlemelere uygun şekilde saklamakta ve imha etmektedir.

2.    POLİTİKANIN AMACI VE KAPSAMI

İşbu Politika ile Hastane, KVKK kapsamındaki kişisel veri işleme faaliyetlerine konu gerçek kişi verilerinin saklanması ve imha edilmesine ilişkin Hastanenin genel ilke ve prensiplerinin ortaya konulması olmak üzere bu hususlarla ilgili mevzuatla belirlenen yükümlülüklerin yerine getirilmesi hedeflemiştir.

İşbu Politika, Hastanenin KVKK kapsamındaki veri işleme faaliyetlerine konu tüm kişisel verileri kapsamaktadır. Ayrıca, işbu Politikada aksi belirtilmedikçe, Politika ile atıf yapılan dokümanlar hem fiziki hem de dijital kopyaları kapsamaktadır.

3. Tanımlar 

İşbu Politikada içerik aksini gerektirmedikçe:

“Açık Rıza”
Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza,

“Alıcı Grubu”
Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi,

“Anayasa”
Türkiye Cumhuriyeti Anayasası,

“İlgili Kullanıcı”
Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler,

“İmha”
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi,

“Kayıt Ortamı”
Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam,


“Kişisel Veri”
Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi (örn. ad-soyad, TCKN, e-posta, adresi, doğum tarihi, kredi kartı numarası, banka hesap numarası - Dolayısıyla tüzel kişilere ilişkin bilgilerin işlenmesi KVKK kapsamında değildir),

“İlgili Kişi”
Kişisel verisi işlenen gerçek kişi,

“Kişisel Verilerin İşlenmesi”
Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem,

“Kurul”
Kişisel Verileri Koruma Kurulu,

“Özel Nitelikli Kişisel Veri”
Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler,

“Periyodik İmha”
KVKK’ da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda işbu Politika’da belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi,

“Veri Sorumlusu”
Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri (veri kayıt sistemi) yöneten kişi, anlamına gelmektedir.

4. POLİTİKA İLE DÜZENLENEN KAYIT ORTAMLARI

Hastane, KVKK kapsamındaki veri işleme faaliyetlerine konu tüm kişisel verileri, tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu ve aşağıda belirtilen ortamlarda saklamaktadır:

Hastane veri tabanlarımız, üçüncü parti veri tabanları, e-posta hesapları, masaüstü bilgisayarları, Hastane çalışanlarının araçları (örn. cep telefonu), yedekleme alanları, kağıt dosyalar vb.

5. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI VE İMHASINI GEREKTİREN SEBEPLER

Hastane tarafından, kişisel veri işleme faaliyetlerinde aşağıdaki ilkeler esas alınmaktadır: 

•    Hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olunması,
•    Kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olmasını sağlama, 
•    Belirli, açık ve meşru amaçlarla işleme, 
•    İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma, 
•    İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etme.

Hastane, kişisel verileri, yukarıda bahsi geçen ilkelerle uyumlu şekilde Özel Merkez Hastanesi Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası ilgili maddelerinde yer alan kişisel veri işleme amaçlarıyla ve aşağıda belirtilen KVKK’ nın 5’inci ve 6’ncı maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarına istinaden kişisel verileri saklamakta ve kullanmakta olup, söz konusu şartların tamamının ortadan kalkması halinde, kişisel verileri re’sen veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine imha etmektedir.

(a)    Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması

Kişisel verilerin işlenme şartlarından birincisi, sahibinin açık rızasıdır. Kişisel veri sahibinin açık rızası belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayalı olarak ve özgür iradeyle açıklanmalıdır.

(b)    Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi

Veri sahibinin kişisel verileri, Kanunlarda açıkça öngörülmesi halinde açık rızası alınmadan hukuka uygun olarak işlenebilecektir.

(c)    Fiili İmkansızlık Sebebiyle Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Alınamaması

Fiili imkansızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir. 

(d)    Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması

Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde kişisel verilerin işlenmesi mümkündür.

(e)    Hukuki Yükümlülük

Hastanemizin hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi için veri işlemenin zorunlu olması halinde kişisel veri sahibinin verileri işlenebilecektir.


(f)    Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi

Veri sahibinin, kişisel verisini kendisi tarafından alenileştirmiş olması halinde ilgili kişisel veriler alenileştirmeyle sınırlı olarak işlenebilecektir. 

(g)    Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması

Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

(h)    Hastanemizin Meşru Menfaati İçin Veri İşlemenin Zorunlu Olması

Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Hastanemizin meşru menfaatleri için veri işlemesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

Bu doğrultuda, kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı yukarıda belirtilen şartlardan yalnızca biri olabildiği gibi bu şartlardan birden fazlası da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı olabilmektedir.

6.    KİŞİSEL VERİLERİN İMHA EDİLMESİ İŞLEMİ İLE İLGİLİ UYGULANAN YÖNTEMLER VE KİŞİSEL VERİLERİN HUKUKA UYGUN OLARAK İMHA EDİLMESİ İÇİN ALINMIŞ TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Hastanemiz, KVKK’ nın 5’ inci ve 6’ncı maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması halinde, kişisel verileri aşağıdaki yöntemlerle silmekte, yok etmekte veya anonim hale getirilmesi getirmektedir. Hastanemiz, kişisel verilerin imhasında azami dikkat ve özeni göstermektedir. Bu kapsamda Hastanemiz, KVKK’nın 12’nci maddesi ve Yönetmelik hükümleri, yukarıda belirtilen genel ilkeler ile işbu Politika ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararları uyarınca aşağıda belirtilen hususlar ile ilgili teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır. İmha kapsamında gerçekleştirilen tüm işlemler Hastanemiz tarafından kayıt altına alınmakta ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere 10 yıl süreyle saklanmaktadır. Hastanemiz, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından aksine bir karar alınmadıkça, kişisel verileri re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanını teknolojik imkanlar ve uygulama maliyetine göre seçmekte olup, kişisel veri sahibinin talebi halinde uygun yöntemin gerekçesini açıklamaktadır.

(a)    Kişisel Verilerin Silinme Yöntemleri

Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Hastanemiz, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilmemesi ve tekrar kullanılmaması amacıyla teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

Bu kapsamda Hastanemiz, kişisel verileri silme işlemi için aşağıdaki yöntemleri uygulamaktadır:
Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır.

(b) Kişisel Verilerin Yok Edilme Yöntemleri

Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Hastanemiz, kişisel verilerin yok edilmesiyle ilgili teknolojik imkanlar ve uygulama maliyetine göre gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

(c) Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilme Yöntemleri

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, Hastanemiz, alıcı veya alıcı grupları tarafından geri döndürme ve verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekmektedir. Hastanemiz, kişisel verilerin anonim hale getirilmesiyle ilgili teknolojik imkanlar ve uygulama maliyetine göre gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

7. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİ BİR ŞEKİLDE SAKLANMASI İLE HUKUKA AYKIRI OLARAK İŞLENMESİ VE ERİŞİLMESİNİN ÖNLENMESİ İÇİN ALINMIŞ TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Hastanemiz, kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi konusunda azami dikkat ve özeni göstermekte olup, KVKK’ nın 12’nci maddesi ve Yönetmelik hükümleri, yukarıda belirtilen genel ilkeler ile işbu Politika ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararları uyarınca aşağıda belirtilen hususlar ile ilgili teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır:

  • Gerekli yazılım ve donanım belirlenmiştir.
  • Gerekli yazılım ve donanımın kesintisiz sağlanması için gerekli kaynaklar ayrılmıştır.
  • Müşteri bilgisinin korunması açısından korunması gerekenler personelimize eğitimlerle aktarılmış, iş aktileriyle sorumlulukları yazılı hale getirilmiştir.
  • Tüm verilen yedeklemesi amacıyla gerekli alt yapı belirlenip, sorumlular tanımlanmıştır.
  • Hastane bilgi sistemimizde her türlü işlemleri sınırlandırılmıştır.
  • Müşteri dosyaları ve bilgileri sadece hastalarımızın kendilerine, yazılı onay verdikleri yakınlarına, sağlık mevzuatı çerçevesinde ilgili kamu kurum ve kuruluşlarına ve adli durumlarda yetkili adli merciilere verilmektedir.

8. KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜREÇLERİNDE YER ALANLARIN UNVANLARI, BİRİMLERİ VE GÖREV TANIMLARI

Hastanemiz, kişisel verilerin saklanması ve imha edilmesi süreçlerinde yer alan kişileri, kişisel verilerin korunması hukuku ve kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi konusunda bilgilendirilmekte ve eğitilmektedir.


Bu kapsamda, Hastanemiz çalışanları ve görevleri dolayısıyla kişisel verileri öğrenen kişiler, bahse konu bilgileri KVKK ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak saklamakta ve imha etmektedir. Bu yükümlülük, ilgili kişilerin görevden ayrılmalarından sonra da devam etmektedir.

9. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Hastanemiz, kişisel verileri ancak uymakla yükümlü olduğu mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza ve imha etmektedir.

Kişisel veri sahibinin, Hastanemize başvurarak kendisine ait kişisel verilerin imha edilmesini talep etmesi halinde Hastanemiz:

(a) Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa:

(i) Kişisel veri sahibinin talebini en geç otuz gün içinde sonuçlandırır ve kişisel veri sahibine bilgi verir ve

(ii) Talebe konu olan kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa, bu durumu üçüncü kişiye bildirir; üçüncü kişi nezdinde gerekli işlemlerin yapılmasını temin eder.

(b) Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, kişisel veri sahibinin talebini KVKK’nın 13’üncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesini açıklayarak reddedilebilir ve ret cevabını kişisel veri sahibine en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da dijital ortamda bildirir.

10. PERİYODİK İMHA SÜRELERİ

Hastanemiz, kişisel verileri imha etme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri imha etmektedir. Bu kapsamda Hastanemiz, kişisel verileri imha etme yükümlülüğünün ortaya çıkması halinde kişisel verileri 3 aylık periyotlar halinde imha işlemine tabi tutmaktadır. Anılan süre, her hal ve koşulda Yönetmelik’ in 11’ inci maddesinde belirtilen azami periyodik imha süresini aşmamaktadır.

11. YÜRÜRLÜK

İşbu Politika [15.08.2020] tarihinde yürürlüğe girmiştir. Politika değişen şartlara ve mevzuata uyum sağlamak amacıyla zaman zaman güncellenebilecektir. Güncel Politika www.merkezhastanesi.com.tr yayımlandığı tarihte yürürlüğe girecektir. İşbu Politika ile KVKK, Yönetmelik ve Özel Merkez Hastanesi Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası hükümleri arasında herhangi bir çelişki olması halinde, KVKK, Yönetmelik ve Özel Merkez Hastanesi Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’ nda yer alan hükümler geçerli olacaktır.